¿Cómo proyectar los gastos?

¿Cómo proyectar los gastos? Siguiendo el tema de los gastos, ¿Para qué proyectar los gastos?, a continuación los pasos principales para proyectar los gastos:

  1. Determinar los recursos que se necesitan por tipo de concepto. Para hacer el presupuesto de gastos necesitamos conocer las implicaciones que tiene vender los productos o prestar los servicios previamente cuantificados en el pronóstico de ventas (ver mi entrada en Axeleratum sobre este tema). Para lo anterior, sugiero los dividamos en las 4 tipos de gastos principales: de operación (los directamente relacionados con el negocio y sin los cuales este no podría funcionar), ventas (los necesarios para cerrar contratos), administración (los vinculados directamente con la gestión del negocio) y financieros (intereses, comisiones, etc.).
  2. Cuantificar los recursos. Una vez que conocemos los principales gastos y los tenemos divididos en los conceptos descritos con anterioridad, les debemos poner números a los conceptos. Lo natural es tomar como referencia los gastos históricos y dependiendo los deseos que persigamos con la política presupuestal, por ejemplo: detonar crecimiento o lograr eficiencias, planear su comportamiento para el horizonte de tiempo que se defina: anual con cortes trimestrales, mensuales, quincenales, semanales, etc.
  3. Integrar los conceptos de gastos en un plan. Una vez que cuantificamos los gastos por los principales conceptos, debemos integrarlos en un plan, definiendo plazos y montos para ejecutarse.

Voy a explicar lo antes descrito con un ejemplo. Imaginemos que tenemos un pronóstico de ventas para una firma de consultoría, la cual, piensa prestar sus servicios profesionales con 3 clientes a lo largo de un año con la siguiente estacionalidad:

A continuación revisaremos cuantos recursos, considerando el tamaño de los proyectos, se requieren para atender cada uno de los 3 clientes:



Considerando los datos anteriores los recursos necesarios de la empresa para los 4 trimestres del año serían los siguientes:

Por otro lado, conocemos que la empresa tiene los siguientes sueldos por trimestre para su personal de delivery:


Si tomáramos como base dichos sueldos del personal de delivery y los recursos humanos necesarios, podríamos conocer los costos de delivery de la empresa que presento en la siguiente tabla:

La empresa tiene como política mantener su plantilla de personal estable, por tanto, cuando el personal de delivery se encuentra sin asignación a proyectos dedican sus esfuerzos a la creación y documentación de metodologías, actualización de la base de conocimientos y tareas similares, que claramente son un gasto de operación de la empresa. El socio director, divide su tiempo entre dos actividades principales: seguimiento de sus proyectos y venta de nuevos proyectos, la segunda actividad es un gasto de ventas que la empresa registra como un gasto de operación. Aclarado lo anterior mostramos los gastos de operación relacionados con el equipo de delivery:

Adicionalmente a los gastos que describimos con antelación, sabemos que la empresa requiere los servicios que a su vez representan un gasto de operación con el monto que se muestra en la tabla que contiene el total de gastos de operación trimestrales de la empresa:

Adicionalmente a los gastos de operación, se requiere contemplar el resto de estos (gastos), con los que inicie mi entrada de hoy: ventas, administración y los financieros.

En el ejemplo que mostré con anterioridad, para la empresa de consultoría, los gastos de ventas son exclusivamente los de representación en los que se engloban las comidas con clientes y prospectos para incrementar el volumen de negocio, aunque se podrían incorporar conceptos como: sueldos de vendedores, eventos de generación de demanda, viajes y viáticos a vendedores.

Por otro lado, tienen gastos de administración, que en este caso sería el pago que realizan al despacho contable, aunque también podrían incorporar los sueldos de un director general (en este caso el socio director funge como tal), los departamentos de recursos humanos y sistemas, si los hubiera, podrían caer en este rubro.

En cuanto a los gastos financieros, la empresa no tiene pasivos actualmente, por tanto solamente paga las comisiones de sus bancos. Los gastos antes mencionados se desglosan en la siguiente tabla:

Teniendo estas previsiones, solamente será necesario integrar los diferentes conceptos y tendríamos armado nuestro presupuesto trimestral de gastos:

Como es costumbre quedo atento a sus comentarios y dudas en mi correo electrónico o vía Axeleratum.

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