Administración de proyectos – Sugerencias para crear un Cronograma de Actividades

Administración de proyectos – sugerencias para crear un cronograma de actividades. Dentro de la administración de proyectos un punto muy importante es el cronograma de actividades. El cronograma de actividades de acuerdo a los estándares del PMBOK surge a partir del “Diagrama de estructura de desglose de trabajo” (EDT) o por sus siglas en ingles “Work Breakdown Structure” (WBS). Y no es otra cosa que el listado todas las actividades que se van a realizar en el proyecto para poder producir los entregables. En estas actividades se deberán contemplar fecha de inicio y término, responsables y recursos requeridos, costo y definición de dependencias entre cada una de las actividades.

Aparentemente es sencillo generar este cronograma de actividades, pero en muchas ocasiones podemos caer en vicios y esto puede repercutir seriamente en nuestro proyecto, ya que el cronograma de actividades es la base para el cálculo de costo, flujo de caja, cálculos de desviación del proyecto, medición de la rentabilidad, etc.

A continuación me permito darles algunas sugerencias para mejorar nuestro cronograma de actividades:

  • Realizar un cronograma sobre un proyecto que ya haya iniciado. Sobre actividades ya pasadas, podrás registra como bitácora las actividades generales como antecedentes y registro de lo que sucedió, pero te deberás concentrar en planear el futuro.
  • Al utilizar y almacenar cronogramas de otros proyectos, es posible obtener datos históricos que nos puedan ayudar a mejorar la precisión de los estimados en los nuevos proyectos
  • Definir el cronograma con quien va a ejecutar la tarea.
  • Nunca dejes actividades sin vincular, esto no permite obtener la ruta crítica.
  • No es recomendable definir dependencias a nivel de tareas resumen.
  • Si el proyecto es muy importante y no te sientes con la experiencia suficiente para planear, utiliza dos o tres estimados para cada actividad y genera un promedio. Otra opción es obtener experiencia de otros.
  • Apóyate en el diagrama EDT. Un buen diagrama EDT nos proporcionará toda la información necesaria a detalle para poder elaborar el cronograma de actividades.
  • Muchas veces tenemos un serio problema al calcular el tiempo de cada una de las actividades y caemos en la tentación de calcular en tiempo en base a un “yo creo”, “dedometro” o “¿cuánto creen ustedes que nos llevará esta actividad?”, existen métodos matemáticos para un cálculo muy aproximado de tiempo, a continuación proporciono el método PERT para el cálculo de tiempo para cada actividad de nuestro cronograma: tiempo optimista + 4 X el más probable + pesimista
  • Conviene utilizar un colchón general para el proyecto más que colchones individuales de tiempo y costo por tarea.

Recuerda que una parte muy importante con respecto a la forma que se va a invertir en las empresas esta totalmente ligado a la administración de proyectos, sin una adecuada gestión de la misma es muy probable que estemos tirando nuestro tiempo y dinero y poniendo en riesgo la competitividad y continuidad de la empresa.

Espero que estos tips les sean de utilidad para poder llevar a cabo una mejor planeación de nuestros proyectos y que esto nos ayude a obtener una mayor rentabilidad durante la ejecución de los mismos.

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